Бизнес журнал

Вторник
Дек 18
BizKiev arrow Технологии arrow Программное обеспечение arrow Оптимизация путем автоматизации

Оптимизация путем автоматизации

Благодаря автоматизации продаж в компании сокращается время обслуживания клиентов, численность персонала, снижаются складские расходы. Все это позволяет финансовому директору существенно оптимизировать общие затраты. Однако до внедрения автоматизированной системы необходимо четко сформулировать цели проекта и проанализировать, позволяет ли уровень развития компании осуществить этот проект.

У многих компаний процесс продажи товара покупателю как бы «оторван» от остальных процессов: закупки, хранения и транспортировки. В результате специалист, занимающийся закупками, не знает, сколько и какого товара продается в настоящий момент; транспортный отдел только приблизительно представляет себе, сколько товара и куда нужно отвезти, а складской запас в целях страховки в два-три раза превышает необходимый размер. При этом продажи, например, розничного магазина могут осуществляться как через кассу, так и через POS-терминал1, однако информация о количестве и наименовании проданного товара становится доступна остальным отделам с большим опозданием, а часто и с ошибками, поэтому осуществлять оперативное управление на основе этих данных не представляется возможным. Таким образом, автоматизация продаж - это создание единого автоматизированного контура управления продажами, логистикой и закупками, в котором данные о продажах играют определяющую роль в работе всех остальных подразделений.

Направления оптимизации затрат

Большинство компаний, инициирующих проекты автоматизации продаж, не рассчитывают получить от этого прямую выгоду: основным движущим фактором служит желание получить больше своевременной и подробной информации о покупках клиентов. Однако размер экономии от автоматизации продаж довольно просто оценить, пусть даже приблизительно. Опрошенные нами финансовые руководители и консультанты выделили следующие основные направления оптимизации затрат:- высвобождение персонала. Автоматизация торговой деятельности часто высвобождает персонал, занятый рутинной работой (например, внесением данных);- снижение товарного запаса. Специалисты компаний-внедренцев считают, что получение данных о необходимом товарном запасе и динамике его расходования позволяет снизить товарный остаток на 20—50%. Причем для оптовых компаний этот эффект обычно выше, чем для розницы. Если выразить эту сумму в денежном эквиваленте, получается, что компания высвобождает значительную часть капитала, которую можно пустить в оборот;- сокращение транспортных издержек. При наличии склада и сети магазинов или же распределительного центра и складов информация о динамике продаж каждой торговой точки позволяет оценить объем товара, который необходимо доставить для обеспечения бесперебойной торговли. Это дает возможность оптимизировать цепочку поставок со складов в места продаж и экономить на топливе, рабочем времени водителей и амортизации автомобилей;- сокращение времени обслуживания клиентов (зависит от типа компании и количества совершаемых сделок). Выигрыш, по мнению специалистов компании «1С:Бухучет и Торговля», может составлять от пяти до сотен процентов;- сокращение дебиторской задолженности. По данным Артема Кощеева, за счет автоматизации работы с поставщиками, автоматического запрещения отгрузки продукции недобросовестным плательщикам, классификации дебиторов по надежности и введения персональной ответственности за оплату счета того или иного дебитора (обычно в дистрибьюторских компаниях эта деятельность прописывается на этапе автоматизации блока продаж) уровень дебиторской задолженности может сократиться в два раза;- снижение уровня воровства, объема продаж по заниженной цене и сторонним компаниям;- рост точности исполнения заказа;- повышение вероятности заключения сделки;- снижение затрат на обучение новых сотрудников.Тем не менее мало кто из торговых компаний анализирует эффективность проекта автоматизации продаж. Это объясняется тем, что сумма, которую тратят на проект, незначительна по сравнению с общим оборотом компании (по разным оценкам, она составляет от доли процента до 1-2%). Срок окупаемости таких проектов различается в зависимости от конкретной организации, но обычно составляет от полугода до двух лет.

Причины автоматизации продаж

По словам специалистов консалтинговых компаний и торговых организаций, комплексная автоматизация продаж обычно проводится при достижении компанией определенного уровня развития, стабилизации роста или повышении конкуренции. Эти факторы повышают значение роли управления издержками и работы с клиентами, а следовательно, приводят к необходимости получения более полной и достоверной информации о них и повышения эффективности операционной деятельности. Часто к автоматизации торговой деятельности компанию подталкивают определенные организационные изменения. Ряду компаний система, автоматизирующая сбор данных о продажах, жизненно необходима. В первую очередь это розничные сети. Для них скорость обслуживания покупателей, своевременная поставка продуктов в магазины, соответствие товарного ассортимента в несколько тысяч позиций требованиям потребителя, а также бесперебойная работа распределительного центра, формирующего заказы на транспортировку товара со склада до точек продаж, являются важнейшими факторами конкурентоспособности.

Особенности проекта автоматизации продаж

Общие характеристики проекта автоматизации торговли совпадают с характеристиками любого другого проекта автоматизации, но есть у него и свои особенности.

КомплексностьАвтоматизация деятельности, связанной с продажами, практически всегда проводится совместно с централизацией управления продажами, складской деятельности, а также работы, связанной с поставками и заказами. Это обусловлено тем, что просто получать и анализировать оперативную информацию с мест продаж невыгодно - наибольший эффект достигается, когда эта информация может оперативно использоваться в работе закупщиков, складских работников и управляющих продажами. В этом случае они получают инструмент для оперативного регулирования поставок недостающих товаров в магазины, дозаказа этих товаров у поставщиков. Однако бывают и исключения.

Масштабность Автоматизация продаж является одним из наиболее масштабных проектов внедрения автоматизированных систем управления. В нем задействована большая группа людей, начиная от продавцов или менеджеров по продажам и заканчивая бухгалтерией и финансистами, не говоря уже о компаниях с разветвленной географической структурой. Весь этот персонал необходимо обучать работе в новой системе. Для розничных сетей обслуживание системы обычно требует собственного штата программистов.

Оперативность При осуществлении автоматизации продаж следует помнить, что они осуществляются в режиме онлайн. Поэтому обновление программного обеспечения и переход сотрудников компании на новый режим работы должны также происходить без отрыва от производства. Это условие влечет жесткие требования к уровню обучения персонала и подготовительной работе, необходимой для бесперебойного функционирования системы. Оперативность является немаловажным требованием и к самой системе автоматизации продаж. Для быстрого считывания штрих-кодов в магазинах применяют сканеры, а при организации продаж со склада или по телефону необходимо, чтобы система поддерживала быстрое автоматическое заполнение всех платежных и отгрузочных документов. Невыполнение этого условия может поставить под сомнение весь проект.Надежность программы во многом определяется используемой техникой. Одним из основных параметров продаж является их скорость, то есть возможность обслужить определенное количество покупателей в течение заданного времени. Этот параметр особенно актуален для розничных компаний и дистрибьюторов, которые торгуют со склада. Для тестирования системы на устойчивость при внедрении делается имитация максимальной загрузки системы, например непрерывно работают все кассы в супермаркете. Тем не менее при внедрении подобной системы особое внимание необходимо обращать на возможность получения сервисного обслуживания: если в супермаркете в период наибольшей загрузки выйдет из строя хотя бы одна касса из четырех имеющихся, то компания понесет убытки. Для устранения подобных накладок необходимо заключать договор с поставщиком услуг по схеме «24 часа 7 дней в неделю» либо содержать собственную бригаду программистов.

Еще одной особенностью автоматизации продаж является необходимость оперативного сбора и обработки информации. Это наиболее важно для розничной торговли, где от данных о реальных продажах магазинов, поступающих в распределительный центр в течение дня, зависит ассортимент продукции, который будет дозавезен в точки продаж.

Журнал "Финансовый директор"
№ 6 за 2005 год

http://www.fd.ru/article/13956.html
www.fdir.ru

 
« Пред.   След. »

Мы в соцсетях

Facebook Twitter vkontakte

На эту тему