Бизнес журнал

Понедельник
Дек 18
BizKiev arrow Рекламные технологии arrow Успешное деловое письмо

Успешное деловое письмо

Пишем правильно деловое письмо

Cтоит ли говорить о важности деловой переписки. Крупные сделки и маленькие соглашения - многие вопросы вам поможет решить деловое письмо. Профессионально написанное письмо дает хорошую перспективу развития партнерских отношений.

Деловые письма условно можно поделить на три типа – ознакомительные деловые письма, уточняющие письма и сопроводительные письма к пакетам с информацией.

Ознакомительные письма используются, чтобы представить себя перспективным клиентам и сообщить им, о вашем намерении связаться с ними в определенный день и время. Уточняющие письма используются, чтобы уточнить условия контакта, оговоренные в предыдущем деловом письме: это может быть телефонная беседа или личная встреча. Сопроводительные письма отправляют как часть большего пакета, они несут информацию получателю о том, что искать в таком пакете.

Деловое письмо

Деловая переписка Советы для создания успешных деловых писем:

  • Пишите в письме о клиенте, а не о себе
  • Предоставьте информацию о себе или напомните получателю кто вы
  • Разделяйте письмо на блоки
  • Направьте получателя на следующие действия
  • Краткость делового письма
  • Покажите, что вы понимаете их компанию, персонализируйте письмо
  • Используйте цифры и статистику
  • Идеи для бизнеса
  • Перечитайте письмо

Пишите в письме о клиенте, а не о себе

Наименее располагающее к себе слово в деловом письме - "я", а самое эффективное слово - "вы". Никогда не начинайте письмо с "я", потому что читатель, возможно, никогда не прочитает второе слово. Все сводится к торговле выгодой - ваши потенциальные клиенты интересуются не особенностями ваших услуг или изделий, а тем, какую пользу им могут принести ваши изделия или услуги. Нужно подходить к этому пункту особо трепетно.

Замените "Мы предлагаем вам создание сайта и продвижение сайта" на "Вы получите дополнительные заказы и представительство компании в интернет".

Предоставьте информацию о себе или напомните получателю кто вы

Как правило, необходимо начать ваше письмо с краткого введения о том, кем вы являетесь и чем занимаетесь. Это является неотъемлемой частью ознакомительного письма, но если вы уже говорили с этим человеком и он вас знает, восстановите впечатление от предыдущего контакта.

Например: "Разговор с вами в прошлый вторник был очень важным. «Студия 3х3» - может увеличить продажи Вашей продукции, путем увеличения целевых посещений вашего веб-сайта".

Но, помните, что перегружать информацией о себе в самом начале письма не нужно. Только кратко, чтобы читающий сделал заметку и все. Дальше у Вас будет возможность еще расширить информацию о себе.

Разделяйте письмо на блоки

Ваше письмо должно включать приблизительно три ключевых пункта, выделенных отдельно. Читателям нравиться разделение на пункты, потому что это делает письмо легким в прочтении. Как автор/продавец, вы извлекаете выгоду, четко указывая наиболее важные пункты, которые вы хотите осуществить. Более сложные схемы в деловом письме не нужны. Не перегружайте читающего. Детали и подробности будут в договоре или коммерческом предложении.

Информацию нужно дозировать, выгоды чередовать с предложением.

Направьте получателя на следующие действия

Какого результата вы хотите достичь вашим письмом? Хотите ли вы назначить личную встречу с адресатом? Или отвечаете на вопросы, которые возникли на предыдущей встрече? Хотите ли вы лучше информировать потенциальных клиентов? Вы должны получить подписанный контракт? Ваше письмо содержит информацию об определенных действиях.

Например: "Я перезвоню вам в среду, 25 ноября в 11 часов, чтобы уточнить дату встречу".

Краткость делового письма

Практика показывает, что мало кто вычитывает длинные письма. В длинных письмах сразу отбрасываются целые блоки информации и шансов "обработать" получателя значительно падают. Поэтому, деловое письмо должно быть на одной странице.

Многие получатели смотрят немедленно в конец страницы, чтобы увидеть, есть ли там подпись, чтобы знать, от кого прибыло письмо. Необходимость уместиться на одной странице также вынудит вас быть точным, так как хаотичное письмо - неэффективное письмо.

Персонализируйте деловое письмо конкретной компании

Вы получите дольку доверия, если покажете, что осведомлены о нюансах деятельности компании вашего клиента. Это особенно важно, когда вы хотите заполучить крупного корпоративного клиента. Коротко поговорите об их марке, имидже и потребностях.

Например: «Glorytek» имеет репутацию надежного партнера, который обеспечивает превосходное обслуживание и ставит на первое место потребности клиента» или «Это огромная ответственность быть владельцем «Microsoft».

Используйте цифры и статистику

Подкрепите ваши заявления статистикой. Это покажет, что вы понимаете проблемы их бизнеса, демонстрируя, что ваша продукция или услуги могут решить эти проблемы. Это также дает вашему потенциальному клиенту основание поддержать вашу продукцию или услуги внутри своей компании.

Идеи для бизнеса

Ваше деловое письмо, в сущности, является своего рода кратким деловым предложением, так что вы должны показать, что вы думаете о потребностях ваших потенциальных клиентов. Вы можете сомневаться, оглашать ли ваши лучшие идеи в письме, опасаясь, что потенциальные клиенты используют их и не станут сотрудничать с вашей компанией. Это - ошибка.

Сообщая ваши идеи в письме, вы заставите ваших потенциальных клиентов почувствовать, что они уже получили кое-что, и что они извлекут выгоду из вашей продукции или услуг. Что еще более важно, вы продемонстрируете свои творческие способности, компетенцию в данной области и важность для вас интересов вашего потенциального клиента.

При этом не стоит забывать, что правило краткости тоже существует. А любая бизнес-идея требует развернутого представления. Это еще одно подтверждение, что идею в деловом письме дать можно. Она должна заинтересовать, не более того. Детали будут позже.

Перечитайте деловое письмо еще раз

Еще раз прочитайте свое деловое письмо. Лучше если вы сделаете это не сразу после окончания написания а спустя хотя бы полчаса. Или попросите партнера чтобы просмотрел письмо, прежде чем вы отошлете его. Это даст возможность определить, насколько понятно ваше письмо, и достигли ли вы желаемого эффекта.

Ну и самое главное, что не должно быть опечаток.

Бизнес-журнал Bizkiev.com

 
« Пред.   След. »


Подписка

Свежие статьи на e-mail:

Мы в соцсетях

Facebook Twitter vkontakte

На эту тему