Организация рабочего дня Правила

Правильное планирование рабочего времени есть залогом успеха любого дела.

Поэтому, профессиональный менеджер в своей деятельности должен максимально эффективно использовать рабочий день.

Несколько простых правил помогут оптимизировать трудовой день и грамотно распределить драгоценное время для выполнения поставленных задач.

Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.

Начало рабочего дня

Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?
Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.
Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

Разгар рабочего дня

Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.
Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.
Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
Старайтесь начатое дело доводить до конца. На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.
Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.
Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.
Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации.
Отгородите себя на это время от внешнего мира.
Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

Завершение рабочего дня

Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.
Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

Работоспособность каждого сотрудника зависит от многих факторов, но в общем можно выделить некоторые закономерности.

к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
пик работоспособности приходится на первую половину дня;
после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Для того чтобы выполнение поставленной задачи было успешным, нужно сосредоточиться на самом главном. Эти задачи будут выполнены значительно проще, если ответить на несколько вопросов, которые смогут уберечь вас от лишних потерь времени при выполнении второстепенных дел.

Ответьте на следующие вопросы:

Зачем вообще это делать? Зачем это нужно? Это поможет понять, что некоторые дела на самом деле и не нужны вовсе. Некоторые дела могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
Стоит ли мне этим заниматься? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
Почему именно сейчас это дело необходимо сделать? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
Верен ли мой метод работы? Всегда подвергайте сомнению свои привычные шаблонные методы работы и ищите новые, нестандартные и более рациональные способы выполнения дел.

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы.

Контроль за результатами выолняет задачи:

осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
корректировку установленных отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

Действительно ли я решаю необходимые задачи?
Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным. Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

Что будет, если отказаться от данной деятельности?
Что будет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
Что будет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Затем важно попробовать определить фактическую временную нагрузку, а также количество сэкономленого времени .

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

Какие результаты были достигнуты?
Что осталось не сделанным и почему?
Где было потеряно время?
Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.

Эти советы будут полезны управленцам любого уровня, от начинающих менеджеров до руководителей крупных компаний.

В. Набоков “Организация рабочего дня Правила” Бизнес-журнал Bizkiev.com