Постановка управленческого учета является внутренним делом самой организации. В отличие от финансового учета, ведение управленческого учета не является обязательным для организации. Система управленческого учета служит лишь интересам эффективного управления, поэтому решение о целесообразности ее ведения руководитель организации принимает исходя из того, как он оценивает затраты и выгоды от ее функционирования. Система управленческого учета является эффективной, если она позволяет облегчить достижение целей организации с наименьшими затратами на создание и функционирование самой системы.
Цель управленческого учета — обеспечение информацией, необходимой для принятия управленческих решений.
Управленческий учет в значительной мере имеет дело с текущими фактами хозяйственной деятельности, по которым можно оперативно принять необходимые управленческие решения для совершенствования процесса производства. Данные управленческого учета носят строго конфиденциальный характер, составляют коммерческую тайну. Управленческий учет обязательно должен фокусировать внимание на будущем и на том, что можно сделать, чтобы повлиять на ход событий. В современных условиях ведение управленческого учета является одним из важнейших условий, позволяющих руководству предприятия принимать правильные управленческие решения. Поскольку каждая организация самостоятельно выбирает направления развития, виды выпускаемой продукции, объемы производства, возникает объективная необходимость накапливать по всем этим параметрам информацию, получать необходимые учетные данные. Эффективность управленческого учета зависит от выбора методики его ведения (подходов к оценке активов, способов обработки финансовой информации с учетом фактора времени, способов калькулирования затрат и др.). Методы ведения управленческого учета должны быть отражены в документах организационного характера (приказах, распоряжениях руководства).
Принципы управленческого учета
1. Принцип обособленности. Требует рассмотрения каждого экономического субъекта отдельно от других. В управленческом учете при решении специфических задач обособленно рассматривается предприятие не только в целом, но и отдельные его подразделения;
2. Принцип непрерывности. Подразумевает необходимость формирования информационного поля учетных данных постоянно, а не время от времени;
3. Принцип полноты. Информация, которая касается учетно-управленческой проблемы, должна быть максимально полной для того, чтобы решения, принятые на основе этой информации, были максимально эффективными. С принципом полноты тесно перекликается принцип надежности, который требует, чтобы информация, используемая при принятии решений, была обоснованной;
4. Принцип своевременности. Информация должна быть представлена тогда, когда она необходима;
5. Принцип сопоставимости. Одинаковые показатели за разные периоды времени должны быть сформированы в соответствии с одними и теми же принципами;
6. Принцип понятности. Информация, представленная в любом учетном документе, должна быть понятна пользователю этого документа. В случае управленческого учета можно сказать, что информация, подготовленная для менеджера, который будет принимать по ней какие-либо решения, должна быть представлена в такой форме, чтобы менеджер понял, что содержит в себе документ. Информация должна быть уместной, т.е. должна относиться к интересующей менеджера проблеме и не быть перегружена лишними деталями;
7. Принцип периодичности. Совершенно очевидный принцип, хотя фактически выдержать его сложнее, чем при подготовке внешней финансовой отчетности, там этот принцип поддерживается законодательным требованием представления периодической отчетности. Однако и внутренний оборот информации, и внутренние отчеты желательно также строить с учетом этого принципа;
8. Принцип экономичности. Данный принцип никогда не обсуждается относительно финансового учета, поскольку в силу своей жесткой внешней регламентированности ведения финансового учета он обязателен для организации. Затраты на поддержание системы управленческого учета должны быть существенно меньше затрат на ее функционирование. Информационный обмен учетно-управленческими данными должен приносить организации пользу в виде снижения трансанкционных и прочих затрат.
Соблюдение перечисленных выше принципов позволяет построить такую систему управленческого учета, чтобы она максимально соответствовала главной цели этого вида деятельности.
Приступая к внедрению управленческого учета, необходимо определить, кто возглавит эту работу, наиболее целесообразно поручить ее финансовому директору предприятия, он должен будет решать следующие задачи:
- разработать динамический метод расчета себестоимости и в дальнейшем применять его на практике;
- разработать систему классификации ассортимента и подсчета затрат. Эта задача потребует провести инспектирование всех производственных подразделений предприятия, чтобы изучить механизмы образования затрат на каждом участке, оценить их целесообразность и обоснованность;
- создать компьютерную систему учета и анализа данных о деятельности предприятия. При этом очень важен квалифицированный взгляд со стороны. Не в каждой компании есть специалисты, которые могут выполнить весь сложный комплекс работ, связанных с постановкой управленческого учета. Поэтому, если организация намерена решить эту проблему эффективно, лучше всего пригласить профессиональных консультантов.
Система управленческого учета в организации действует посредством ряда функций, которые можно разделить на две группы на основании того, что форму или содержание информационных потоков определяет данная функция:
- функции, обеспечивающие организацию информационных потоков;
- функции, определяющие содержание информационных потоков.
Среди функций, которые обеспечивают организацию информационных потоков, можно выделить следующие:
- разработка и (или) внедрение систем обмена информацией между различными сегментами организации и представления информации (подготовка разного рода внутренних управленческих отчетов);
- анализ информации;
- планирование деятельности.
Функциями, определяющими содержание информационных потоков, являются:
- координация деятельности подразделений, сегментов организации или отдельных сотрудников;
- мотивация персонала;
- контроль за выполнением планов.
Цель управленческого учета достигается в рамках указанных функций посредством решения ряда задач, которые сами по себе могут конкретизироваться подзадачами (задачами более низкого уровня).
Можно сформулировать множество задач, решаемых в системе управленческого учета в организации. Во всех случаях выбор индивидуален и зависит от целей и задач самой организации, от того, какая ситуация сложилась в ее бизнес-среде, какой рыночной стратегии и тактики придерживается ее руководство и насколько формализованы и стандартизированы учетно-аналитические процедуры и процесс принятия решений в самой организации.
Основные задачи, решаемые в системе управленческого учета
1) представление информации:
- оценка запасов;
- обоснование продажных цен;
- исчисление прибыли;
- формирование информационных файлов о доходах и затратах;
- разработка и представление руководству организации различных внутренних отчетов;
2) анализ:
- определение путей наиболее эффективного использования ресурсов, в том числе ограниченных;
- выявление возможности роста финансовой результативности (внутренних резервов) и межпериодная оптимизация финансового результата;
- подготовка информации для принятия решений о структуре и объемах выпуска продукции;
- подготовка информации для принятия решений о способах финансирования различных проектов, сегментов, видов деятельности и т. д.;
- разработка вариантов инвестирования;
3) планирование:
- прогнозирование будущих значений показателей;
- разработка оперативных и тактических планов;
- подготовка информации для принятия решений о системе и краткосрочных или долгосрочных целей и задач организации;
4) мотивация:
- мотивация сотрудников и менеджеров;
- разработка способов участия сотрудников и менеджеров в прибыли компании;
- разграничение сфер ответственности менеджеров;
- разработка способов оценки эффективности работы подразделений и менеджеров;
5) координация:
- координация деятельности различных сегментов бизнеса;
- оптимизация структуры бизнеса;
- выработка политики в области распределения накладных расходов между подразделениями организации и (или) продуктами;
- организация текущего обмена информацией между подразделениями и менеджерами;
6) контроль:
- организация внутреннего финансового контроля;
- организация внутреннего аудита;
- сравнение фактически достигнутых с плановыми показателями и разработка рекомендаций руководству по устранению или недопущению выявленных отклонений в будущем.