Тайм-менеджмент

Каждому из нас иногда не хватает времени, мы расписываем каждую минутку, но все-равно мало.

Причина этого, как правило, не в большом объеме работы, а в утечках времени. Остается один выход – правильно использовать имеющееся время.

Существуют как минимум десяток дыр, через которые бесконтрольно и бесполезно утекает ваше время, а с ним и жизнь. В зависимости от объема знаний, характера и способностей каждый человек нерационально расходует время по-разному.

Определяем цель и приоритеты

В основном потеря времени происходит из-за неправильно выбранных целей и неверно расставленных приоритетов.

Представьте, что во время пожара вы начинаете искать ведра и место, откуда можно черпать воду, чтобы погасить огонь. Это один из возможных подходов. А целесообразнее использовать другой – скажем, предварительно установить тепловую сигнализацию, застраховать объект, подготовить пожарный инвентарь и средства пожаротушения. Вполне понятно, что второй подход более продуктивен.

Как вариант можно рассматривать такой алгоритм целесообразных действий:

Оценка исходных данных;
Определение приоритетов;
Разделение перечня необходимых дел на группы: “Выполняю сам”, “Поручаю другим”;
Отказ от ненужного, то есть не делать того, что нецелесообразно;
Все непременно записывать ( Д.И. Менделеев говорил: «Незаписанная мысль – утерянный клад»).

Делать это достаточно просто. Вы составляете список всех требуемых дел: рабочих, домашних, семейных, клубных и т.д. Намечаете примерную дату выполнения, которую потом можно и скорректировать, – важно, чтобы она была в пределах разумного. Блокнот надо постоянно носить с собой и заносить в него новые задачи по мере их возникновения. Когда основная масса дел учтена, необходимо установить для них приоритеты.

Составление плана

Второй причиной по объемам потери времени становится отсутствие сформированного письменного плана. Составление плана – это не простой каприз, а жизненная необходимость.

Философ Сенека, живший в I веке нашей эры, воспитатель императора Нерона, писал: «Для того, кто не знает, в какую гавань он хочет приплыть, любой ветер будет неблагоприятным».

Понятно, что, составляя план, вы вынуждены тратить какое-то время. Однако, выполняя план, вы экономите во много раз больше того времени, что затратили на его составление. Планирование следует начинать с ближайших 12 месяцев. В годовом разрезе ведется обычно укрупненное планирование, без дифференцирования на отдельные этапы, разделы, дела. В нем указываются важные даты, оговоренные встречи, конференции, основные переговоры, предполагаемое время отпуска и т.д.

Рекомендуем: Составление бизнес-плана

В структуре годовых планов слева указывается номер недели. Это – ключ для подготовки еженедельных планов, систематическое составление которых должно войти в привычку. Возьмите за правило: в пятницу, субботу или воскресенье готовить план на следующую неделю и без него не начинать работу. Годовой план используйте в качестве путеводителя при составлении еженедельного плана, который дополняйте приоритетными делами на текущую неделю. Каждый день в еженедельном плане должен иметь три блока – А, Б и В – в соответствии с приоритетом дел, определенных на эту неделю.

В еженедельном плане предусмотрите семь колонок или страничек – по числу дней в неделе. Каждое дело на текущий день привяжите к определенному времени. Старайтесь начинать и завершать очередное плановое мероприятие точно в назначенный час. Этим вы сбережете свое и чужое время. Новый день может вносить изменения в последующие дни, поэтому постоянно при себе имейте план и, в зависимости от поступивших изменений, корректируйте время и даты встреч.

Тайм-менеджмент должен соблюдаться строго: пока не выполнен план блока А, не приступайте к исполнению по блоку Б. К блоку В обращайтесь только тогда, когда будет все завершено по блоку Б на этот день. Поначалу будет тяжело привыкать к жестким требованиям собственного плана, однако вскоре вы почувствуете, насколько это помогает в работе и как много появилось дополнительного времени. Вы станете успевать намного больше, используя описанный эффективный инструмент.

Группировка задач

Игнорирование решения «задачи коммивояжера». Люди, занимающиеся доставкой заказов по адресам, хорошо знают эту проблему. Стараясь минимизировать расходы времени и горючего, они группируют поступившие на доставку заказы по районам. В группу включаются те адреса, расстояния между которыми минимальны. При этом маршрут движения прокладывают так, чтобы минимизировать и транспортные «плечи» – расстояния от места погрузки к местам разгрузки. Нечто подобное можете делать и вы. Посмотрите свой недельный план и соберите на один день встречи в тех местах, которые находятся в одном районе. На другой день – встречи по адресам, находящимся в другом районе. Не расходуйте свое время, если это можно поручить другому или оплатить в виде услуги.

Борьба со следствием, а не с причиной

Планируя свои действия, нельзя предусмотреть неожиданности. Возможно возникновение критической ситуации, на ликвидацию которой потребуется определенное время. В связи с этим в ежедневном плане следует заложить резерв времени. Если неожиданное не произойдет, то можно будет работать по блокам Б и В, если выполнено все по блоку А.

Люди иногда тратят время на устранение постоянно возникающих неприятностей. Если кризисная ситуация появилась один раз, а потом повторилась, то это уже не результат случайных воздействий внешней среды, а просчет планирования. Проанализируйте истоки возникновения критической ситуации и боритесь не со следствием, а с причиной, которая ее вызвала. Старайтесь исключить условия, формирующие критическую ситуацию. Разбираясь в причинах, обратите внимание, с какими это связано, например, людьми, проектами, товарами, услугами, работами и т.д. Намного эффективнее предпринимать упреждающие действия, исключающие возможность возникновения неприятной ситуации, чем потом героически ее ликвидировать.

«Стрельба из пушки по воробьям»

Не следует пытаться все делать самому. Дело здесь не в демократизме начальников, а в неумении организовать работу помощников. За время занятия рутиной вы упускаете важные дела, приносящие намного больше выгоды. Крупная международная корпорация General Electric в инструкции для руководящего персонала записала правило: «Никогда не делайте то, что могут выполнить ваши сотрудники, если только это не связано с опасностью для жизни». С повышением должности должна расти и эффективность работы.

Тайм-менеджмент и телефон

Телефон может быть спасителем, а может – мучителем, в зависимости от умения им пользоваться. Есть люди, которые любят часами «висеть» на телефоне в рабочее время. В их разговоре значащими являются несколько минут, а остальное – просто болтовня. Разговор по телефону позволяет некоторым людям создавать впечатление, что они заняты делом.

Возьмите на вооружение несколько правил по организации работы с телефоном.

Правила работы с телефоном

Назначьте номер контактного телефона, который должен работать только на прием. Это даст возможность любому клиенту быстро дозвониться и получить нужную информацию.
Введите в действие систему учета использования телефона сотрудниками, когда автоматически фиксируется, кто и куда звонил и продолжительность внутригородских разговоров.
Организуйте систему учета междугородных и международных переговоров, на которые должно быть получено разрешение руководителя. Ежемесячно проводите анализ расходов на телефонные связи и их эффективность.
Можно использовать принцип системы reception, при которой все входящие звонки принимаются одним человеком и, после предварительного разговора, распределяются по адресатам.
Для делового общения сотрудников установите определенное время, например в конце рабочего дня.
Звонки руководителю следует предварительно пропускать через «фильтр» секретаря или помощника. По результатам телефонного разговора нужно сразу сделать записи, в том числе и в еженедельнике.

Работа с бумагами и на бумаге

Многие люди терпеть не могут бумажную работу. Для них предпочтительнее несколько раз съездить на другой конец города, чем написать какое-то письмо или составить документ. Несмотря на развитие средств связи, бумажный носитель информации до сих пор самый распространенный, и избежать бумажной работы не удается. Счета, контракты, договора, акты, таможенные декларации, платежные поручения – мало ли документов необходимо представлять в разные организации. Есть несколько правил, помогающих ослабить «девятый вал» бумажного потока.

Правила работы с бумагами

Четкая постановка делопроизводства в организации, когда составляются только документы утвержденного руководителем перечня.
Архивирование, позволяющее избежать накопления неучтенных и ненужных документов. Особенно это касается лишних экземпляров, которые «на всякий случай» делаются сотрудниками.
Регистрация корреспонденции.
Организация системы ежедневного сбора почты и рассмотрения ее руководителем в установленное время.
Подготовка документов тогда, когда они продуманны и ясна последовательность изложения материала.

Компьютерные игры

Сейчас рабочее место в офисе немыслимо без компьютера: появляется возможность раскинуть пасьянс, сыграть в покер. Компьютерные игры увлекают нерадивых работников. Появляется азарт. Час уходит за часом.

Недавно мы вели переговоры с начальником юридической службы одного из государственных органов России. В очень просторной, прекрасно меблированной комнате размещалось три письменных стола для сотрудников. На каждом стоял компьютер, а на приставном столике – принтер. У начальника и его заместителя устройства не были даже включены, а у третьего сотрудника, женщины средних лет, – работало. Два с половиной часа, в течение которых рассматривался обсуждаемый документ, сотрудница играла в покер. Причем играла так увлеченно, что принципиально не снимала трубку непрерывно звонившего телефона. Ни руководитель, ни его заместитель не сделали ей замечания. Видимо, это была норма в организации.

В одной из фирм, где нам приходилось часто бывать, мы обратили внимание на руководителя, который по возвращении в офис первым делом садился за компьютер и начинал карточную игру. Он мотивировал это тем, что ему нужно расслабиться и отдохнуть. Руководитель компании не учитывал, что в его отсутствие сотрудники развлекаются точно так же. В результате фирма терпела убытки и, не дожив до годового юбилея, развалилась. О понятии “тайм-менеджмент” в этой компании, видимо никто не вспоминал.

Нерегламентируемое общение

При переговорах с покупателем, заказчиком, потребителем общение должно быть четко дозированным, продолжаться ровно столько, сколько необходимо для установления контакта. Если общение будет чрезмерным и навязчивым, клиенту может показаться, что он впустую тратит время на бессмысленную болтовню. Это может сыграть против вас.

Значительно «кровожаднее» общение с коллегами, сотрудниками, друзьями, приятелями, знакомыми. Эти разговоры, как правило, весьма непродуктивны, но съедают продолжительное время. Если в общении с клиентом прокладывается дорога к соглашению, то при прочих разговорах вы ничего не создаете и ни к чему не продвигаетесь. Это бессмысленная трата времени. Главная задача такого общения – убить время, которое тянется так медленно, когда не хочется работать.

Непродуктивные встречи

Иногда мы звоним человеку, а нам отвечают, что он на совещании, собрании, переговорах или еще на каком-то виде встреч. К сожалению, есть много людей, профессионально увлекающихся проведением собраний, совещаний, «накачкой» персонала организации, коллективным воспитанием и другими видами траты времени. Зачастую эти встречи назначаются спонтанно и проводятся неорганизованно. Даже если собрание назначено на определенный час, руководитель может начать его с опозданием. Люди приходят и сидят в ожидании. Иногда в совещании участвуют двадцать человек, а практически необходимы только несколько. Такие собрания явно не подготовлены, повестка дня не продумана, участники – случайны. Подобные встречи являются массовой потерей рабочего времени.

Советы для продуктивной встречи

Тщательно готовьте проведение встречи, определите повестку дня, примерную продолжительность рассмотрения каждого вопроса.
Затем назначьте – кто готовит вопрос и докладывает, форму представления необходимых материалов, перечень участников, в том числе по каждому вопросу.
В указанное время на очередной вопрос приглашайте по списку определенный круг лиц.
К встрече заготовьте проект решения по каждому вопросу отдельно.
Обязательно вести протокол. В тот же день протокол должен быть готов. В нем следует указать: кто присутствовал, повестку дня, рассмотренные вопросы, кто выступал и что предлагал, какие были замечания, что решили, кому и что поручили выполнить, в какой срок.
Каждому участнику встречи должен быть передан экземпляр для ознакомления и контроля возложенных на него обязанностей.

Каждая встреча деловых людей стоит денег. Подсчитайте, сколько времени выброшено зря и каких это стоило денег. Такие расчеты отрезвляют человека и заставляют серьезнее отнестись к подготовке встречи большого числа людей.

Неэффективные или малоэффективная коммуникации

Неэффективная коммуникация возникает, например, из неумения излагать и слушать, правильно понимать услышанное и быстро схватывать суть информации; отсутствия четкого и ясного мнения по рассматриваемому вопросу, а также комплексу необходимых и достаточных мер для решения; незнания того, как отправлять и получать сообщения, передаваемые одновременно по многим каналам связи. Описанное выше приводит к излишним затратам времени и потому весьма опасно. Вы можете учесть изложенные рекомендации и своевременно внести коррективы в свои действия, минимизируя нерациональную трату невосполнимого времени.

Лeв M.

bizkiev.com