Много дел, мало времени, что-то не успеваем. Управление временем выходит на первый план, когда дела накапливаются снежным комом. Сейчас выработано много рекомендаций, которые дают возможность эффективно использовать и управлять драгоценными минутами.
Управление временем
Тайм менеджмент – один из путей к повышению эффективности использования своего рабочего времени и состоит он в борьбе с собственной неразумностью.
К примеру, если мы будем заниматься сначала запланированными, а затем незапланированными делами, некоторые важные задачи так никогда и не будут решены нами, поскольку они не внесены в план. В силу присущей многим людям тенденции заниматься, прежде всего, неотложными делами, то есть, откладывать важные дела, пока не будут сделаны срочные дела, они периодически испытывают чувство перегрузки, видя перед собой громаду нерешённых жизненно важных задач. Если сначала мы будем делать самые простые и легкие вещи, у нас может не остаться времени на рассмотрение предметов трудных, но важных, и проблемы такого рода могут перейти в категорию неразрешимых.
Характерные механизмы использования времени большинства людей
- Вначале мы делаем то, что нам нравится, а потом то, что нам не нравится.
- Вначале мы делаем то, о чем мы знаем, как это сделать быстрее, а затем то, что мы не знаем, как делать.
- Вначале мы делаем самое лёгкое, а потом то, что труднее.
- Вначале мы делаем то, на что у нас уходит немного времени, и только потом переходим к задачам, решение которых может оказаться продолжительным.
- Мы занимаемся лишь теми делами, которые обеспечены необходимыми ресурсами.
- Сначала мы решаем задачи, включённые в наш рабочий распорядок (например, проведение совещаний), после чего переходим к незапланированным задачам.
- Мы предпочитаем заниматься внеплановой деятельностью только после того, как покончим с делами, включёнными в план.
- Сначала мы разбираемся с чужими требованиями, после чего переходим к собственным проблемам.
- Сначала мы занимаемся срочными, а затем важными делами.
- Сначала мы делаем самое интересное, затем переходим к менее интересному.
- Мы делаем то, что способствует достижению наших личностных целей или политически выгодно.
- Обычно мы тянем до последнего, после чего приступаем к делу.
- Мы делаем то, что обеспечивает наиболее высокое согласие.
- Мы исходим из того, кто именно этого хочет.
- Мы делаем (или не делаем) нечто, исходя из того, какими будут для нас последствия этого дела.
- Мы переходим от мелких дел к крупным.
- Мы решаем задачи в порядке их поступления.
- В своей работе мы руководствуемся принципом скрипучего колеса (скрипучие колеса нуждаются в смазке).
- Мы работаем на основе определения важности дела для группы.
Разумеется, ни один человек не может и не должен использовать разом все привёденные здесь методы управления временем. Лучше всего осваивать эти методы последовательно. Это позволит вам использовать время существенно эффективнее. Экономия хотя бы 10% времени или «увеличение» своего рабочего дня хотя бы на полчаса может дать за месяцы и годы весьма и весьма ощутимые результаты. Ежедневная экономия 30 минут через сорок восемь лет будет эквивалентна экономии целого года, не прерываемом ни сном, ни обеденными перерывами! Эффективный тайм менеджмент не только позволяет индивиду сделать свой рабочий день более продуктивным, но и снимает возникающие вследствие нехватки времени психологические перегрузки, негативно влияющие на производительность его труда и на его удовлетворённость.
Далее предлагаем Вам практические советы или методы экономии времени, первые двадцать применимы к работе любого человека, остальные – касаются деятельности, прежде всего, менеджеров и управленцев.
Читайте выборочно
Это относится, в первую очередь, к людям, которым по долгу службы приходится прочитывать слишком много писем, журналов, газет, книг, брошюр, инструкций и т.д. Все тексты (за исключением тех книг, которые вы читаете в часы досуга) следует читать примерно так же, как вы прочитываете газету, то есть пробегать их глазами, останавливаясь только на самых важных местах. Даже наиболее важные материалы не требуют слишком внимательного чтения, поскольку самые значимые их положения обычно приводятся в начале параграфа или раздела. Если при этом вы будете помечать самые важные места текста, при необходимости вы сможете очень быстро оживить в памяти его содержание.
Приучите себя составлять список задач на предстоящий день
Следует сосредоточивать внимание не на том, что вы хотите сделать, а на том, чего вы хотите достичь. Это не только приучит вас к планированию своей деятельности, но и позволит вам разгрузить свою память. (Список должен быть один и размещаться он должен на одном листе, а не на разрозненных клочках бумаги).
Все должно находиться у вас на своём месте
Несоблюдение этого правила приведет к непроизводительным затратам времени, обусловленным двумя причинами: вы будете тратить время на поиски нужной вещи, и у вас то и дело будет возникать соблазн оставить текущую задачу и заняться чем-то другим. К примеру, если материалы, относящиеся к различным проектам, будут разбросаны на столе, вы будете то и дело непроизвольно переключаться с одной темы на другую.
Присваивайте всем решаемым вами задачам определённые приоритеты
Каждый рабочий день следует начинать с наиважнейших дел, за которыми должны следовать срочные дела. Генерал Дуайт Эйзенхауэр в годы Второй мировой войны всегда следовал этому правилу, что позволяло ему справляться с множеством дел. При этом он фокусировал внимание строго на важных делах, которые никто, кроме него, не мог решить, предоставляя своим заместителям возможность заниматься срочными, но менее важными вопросами.
Можно заниматься несколькими тривиальными делами одновременно, но важное дело следует делать только одно за раз
Вы можете сэкономить немало времени, занимаясь одновременно несколькими простыми или привычными делами. Это правило позволяет менеджерам освободиться от гнёта тривиальных проблем и задач за сравнительно короткое время (скажем, вы можете подписывать письма, не прерывая разговора по телефону). Если же вы будете заниматься по-настоящему серьезной проблемой, вам следует на время оставить все остальные дела, подобно тому, как это делают лётчики, розничные торговцы или официанты, уделяя все внимание одному важному делу или человеку.
Составьте список небольших дел, на выполнение которых у вас уйдет 5-10 минут
Это позволит вам должным образом использовать небольшие окна, которыми обычно наполнен ваш рабочий день (ожидание начала заседания, время между встречами, телефонный разговор и т.д.). Важно, чтобы выполнение этих небольших дел не мешало вашей работе над решением высоко приоритетных задач.
Разбивайте большие проекты на части или этапы
В этом случае они уже не будут подавлять вас своими масштабами, срочностью или значимостью. Ощущение, что задание слишком большое, обернется чувством перегруженности и растерянности.
Выявите 20% задач, которые представляются вам наиболее решающими
Согласно закону Парето, только 20% работ обеспечивают достижение 80% результатов. Отсюда очень важно определить, какие задачи составляют эти наиболее важные 20% и потратить основную массу вашего времени на них.
Посвящайте важнейшим вопросам лучшие часы работы
Не тратьте это время на привычные дела. Рутинными делами лучше заниматься в ту пору, когда вы чувствуете усталость, ваше внимание притупилось или когда вы не чувствуете себя «на коне». Время, в течение которого вы особенно энергичны и собраны, следует посвящать самым важным и срочным делам. Многие из нас похожи на марионеток, которых дергают за веревочки совершенно незнакомые и неорганизованные люди. Не позволяйте другим людям без крайней необходимости нарушать лучшее время, отводимое вами для совершения самой ответственной работы. Вы сами должны управлять своим лучшим временем.
Отведите некоторый промежуток времени в течение дня, когда другие не будут иметь доступа к вам
Используйте это время для решения задач или для их обдумывания. Это может быть время, когда все остальные направляются домой или еще спят, или определённое место, в котором вы совершенно одни. Нe допускайте, чтобы в «лихорадке буден» был хотя бы один день без вашего личного контроля над вашим временем.
Не откладывайте «на потом»
Если вы будете выполнять все дела своевременно, они не потребуют от вас излишнего расходования времени и сил. Разумеется, необходимо следить и за тем, чтобы рутинные, сиюминутные дела не заслоняли от вас по-настоящему важных задач и целей. От медлительности до потери времени всего один шаг. Ни в коем случае не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.
Ведите журнал учёта своего времени
Это одна из лучших стратегий тайм менеджмента. Вы не сможете сделать управление временем более эффективным или устранить некоторые стрессоры, не зная того, как вы используете своё рабочее время. Производите соответствующие записи достаточно часто и регулярно, однако не настолько часто, чтобы эта процедура порождала у вас чувство недовольства. Записывайте, что вы делаете каждые 30 минут или час.
Задавайтесь конкретными сроками
Это поможет вам использовать своё время более разумно. Работа всегда отнимает у вас ровно столько времени, сколько вы ей посвящаете. Если вы не зададитесь какими-то временными пределами, она может длиться дольше, чем требуется.
Старайтесь посвятить время ожидания чему-то полезному
Исследователи установили, что около 20% своего времени в среднем человек тратит на ожидание. Это время вы можете посвятить чтению, планированию, подготовке, повторению, просмотру и другим видам деятельности, которые могут способствовать выполнению вами своей работы.
Отведите определенное время для рассмотрения серьёзных вопросов
Поскольку простые проблемы могут заслонить собой проблемы, на решение последних необходимо выделить особое время. Отказ отвечать на письма или просматривать прессу до наступления определённого часа позволит вам сохранить существующие приоритеты.
Возьмите за правило решать окончательно в течение рабочего дня хотя бы одну проблему
Если вы подойдете к концу рабочего дня с ощущением незавершённости ни одной задачи (даже 10-минутной), у вас возрастет ощущение перегрузки и стресса из-за дефицита времени. Окончательное решение же проблемы, напротив, вызовет у вас облегчение и будет способствовать снятию стресса.
Распланируйте личное время
Вам необходимо полностью на какое-то время забыть о грузе проблем и побыть одному(-ой). Это время можно посвятить планированию, определению приоритетов, медитации или обычному расслаблению. Подобная деятельность, помимо прочего, способствует поддержанию уровня вашей самооценки.
Не позволяйте себе беспокоиться о чем-либо длительное время
Позволяйте себе испытывать беспокойство по поводу тех или иных вопросов только в определённые часы работы, а в другое время чувство тревоги изгоняйте. Благодаря этому вы сможете сохранить ясность сознания и сконцентрироваться на решении актуальных задач. Научиться этому непросто, однако контроль над «временем для беспокойства» позволит вам более грамотно использовать своё время и освободиться от стресса.
Фиксируйте на бумаге свои долгосрочные цели
Это сделает ваши действия более последовательными. Отсутствие ясных целей невозможно компенсировать ни компетентностью, ни организованностью. Долговременные цели, будучи записанными, станут для вас зримым ориентиром.
Постоянно повышайте эффективность использования своего рабочего времени
Каждому из нас нужны напоминания, и все это поможет постоянному совершенствованию использования вами вашего времени и превращению грамотного управления временем в часть вашего стиля жизни.
Разумный тайм менеджмент для менеджеров
Второй список правил предназначен, в первую очередь, для менеджеров. Первые семь правил относятся к области ведения собраний, поскольку, согласно опросам менеджеров, они тратят на участие в них до 70% своего времени.
Управление временем, правило 1. Рутинные собрания следует проводить в конце рабочего дня.
Творческий и энергетический уровни достигают максимума в первой половине рабочего дня, и потому это время не следует растрачивать на тривиальные дела. Помимо прочего, конец рабочего дня станет естественной границей этого собрания.
Управление временем, правило 2. Краткие собрания лучше проводить прямо по ходу дела, то есть, буквально, на ходу.
Это гарантирует их кратковременность. Давно замечено: чем в более комфортных условиях находятся участники собрания, тем дольше оно длится.
Управление временем, правило 3. Устанавливайте лимит времени.
Это сформирует ожидания относительно срока завершения собрания и заставит приспосабливаться к его рамкам. Начинайте каждое собрания с сообщения о его продолжительности и повестке.
Управление временем, правило 4. Отменяйте собрания, если в них нет особой нужды.
Любое собрание должно происходить, только если это необходимо. Если повестка собрания кажется вам пустой или не отвечающей вашим основным целям, смело отменяйте его. Благодаря этому, собрания, проводимые вами, станут более результативными и оптимальными по затратам времени. (Помимо прочего, люди почувствуют, что их собрали по каким-то действительно серьезным причинам).
Управление временем, правило 5. Готовьте заранее письменную повестку собрания, старайтесь неуклонно придерживаться ее и следите за соблюдением регламента.
Соблюдение этих правил облегчает подготовку собраний, позволяет не отклоняться от предмета и оставаться в рамках деловых вопросов. Определять повестку собрания следует до его начала, поскольку в процессе ее обсуждения некоторые вопросы будут решены еще до начала собрания. Любое собрание следует начинать с представления повестки («На сегодняшнем собрании мы рассмотрим следующие вопросы…»). Ведение протокола собрания обеспечивает уверенность, что решения не будут забыты, что исполнители и ответственные определены и что ожидания каждого сбудутся. Необходимость соблюдения регламента стимулирует участников собрания быть рациональными и завершить собрание в установленное время.
Управление временем, правило 6. Начинайте собрание точно в назначенное время.
Это позволит гарантировать, что люди придут вовремя. (Некоторые менеджеры сознательно начинают собрания в достаточно необычное время, например, в десять часов тринадцать минут, чтобы лишний раз обратить внимание сотрудников на значимость фактора времени). Своевременное начало собраний способствует поощрению тех, кто пришёл своевременно.
Управление временем, правило 7. Составьте протокол собрания и старайтесь неукоснительно следовать принятым на нем решениям.
Это позволит вам избегнуть повторного возвращения к вопросам, уже обсуждавшимся на собраниях. Подобная практика создает чувство ответственности за исполнение работ в соответствии с решениями собрания. Зафиксированные публично в протоколе задания выполняются с большей вероятностью.
Управление временем, правило 8.Предложите подчинённым представить свой вариант решения проблемы.
Эта практика позволит вам покончить со свойственной вашим сотрудникам тенденцией перекладывать решение всех трудных вопросов на плечи начальства. В этом случае они будут вынуждены принять посильное участие в решении поставленной перед ними проблемы. Анализ предложенных сотрудниками вариантов позволит вам придти к оптимальному решению.
Управление временем, правило 9. Встречайте посетителей на пороге своего кабинета.
Это позволит вам контролировать свое время путем контроля над пространством вашего офиса. Время вашего разговора с посетителем во многом зависит от того, сидите ли вы за своим рабочим столом или же стоите в дверях.
Управление временем, правило 10. Старайтесь почаще посещать кабинеты подчинённых для кратких встреч.
Это полезная практика. Такая тактика позволит вам прервать разговор с работником в нужное вам время. Но следите за тем, чтобы все ваше время не уходило на путешествия по кабинетам подчиненных.
Управление временем, правило 11. Не перегружайте планами свой рабочий день.
Вы должны каждый день полностью распоряжаться хотя бы частью своего рабочего времени. Незапланированные встречи и неожиданные претензии со стороны других людей могут лишить вас должной инициативы и возможности распоряжаться собственным временем. Впрочем, это не означает, что у вас должны быть большие периоды времени, когда вы совсем свободны. Помните: хороший менеджер должен быть господином, но никак не рабом времени.
Управление временем, правило 12. У вас должно быть место, в котором вы могли бы работать совершенно спокойно, не боясь, что вам помешают.
Это позволит вам сконцентрироваться на решении серьезных задач. Попытки сфокусировать внимание на задаче или проблеме еще раз после того, как вас прервали, требуют дополнительного времени. Умственная деятельность неэкономна, если требуется повторение.
Управление временем, правило 13. Принимайте определённые решения по всем поступающим к вам документам и служебным запискам.
Это избавит вас от необходимости решать один и тот же вопрос несколько раз. Некоторые из этих бумаг можно тут же отправить в мусорную корзину.
Управление временем, правило 14. Содержите свое рабочее место в порядке.
Это позволит вам минимизировать непроизводительные затраты времени (которое будет уходить у вас в том числе и на поиск нужных документов).
Управление временем, правило 15. Делегируйте задания, определяйте рамки личной инициативы подчинённых и внушайте уверенность в успехе.
Все эти правила связаны с эффективным делегированием полномочий, одним из ключевых методов управления временем.
Помните о том, что тайм менеджмент – это средство, а не цель. Исследования показывают, что менеджеры, использующие описанные методы, лучше контролируют своё время, достигают лучших результатов, имеют лучшие отношения с подчинёнными и не ощущают действия ряда стрессов времени, с которыми приходится сталкиваться большинству менеджеров. Ежедневная экономия всего тридцати минут позволит вам сэкономить за годы вашей работы целый год,или 8760 часов! Если вы испробуете некоторые из предложенных вашему вниманию методов на практике, вы очень скоро убедитесь в их эффективности, что найдет выражение, прежде всего, в ослаблении временного стресса.
Уэттeн Д. Бизкиев.ком Бизнес-журнал Украины